Protokol, iki veya daha fazla kurum arasında imzalanan ve amaç, kapsam ile diğer kuralların belirlendiği yazılı anlaşmalardır. Bu metinler, taraflar arasındaki ilişkileri düzenlemek ve belirli bir sürede uygulanacak olan şartları tespit etmek amacıyla oluşturulur. Protokoller genellikle iki yıl süreyle geçerli olmak üzere yapılır, ancak tarafların mutabakatı ile bu süre uzatılabilir veya kısaltılabilir. Protokolde belirtilen şartlar yerine getirilmezse, protokol tek taraflı veya çift taraflı olarak feshedilebilir.

Protokol yazılırken belirli yazım kurallarına ve sayfa düzenine uyulması gerekmektedir. Her sayfanın sol kenarından 4 santimetre, sağ, alt ve üst kenarlarından ise 2.5 santimetre boşluk bırakılmalıdır. Metinler sol ve sağ sınırlara göre hizalanmalı ve 1.5 satır aralığı ile yazılmalıdır. Birinci dereceden başlıklar sola hizalanarak yazılırken, ikinci, üçüncü ve dördüncü derecedeki başlıklar 1 santimetre içeriden başlamalıdır. Birinci dereceden başlıktan sonra bir boşluk bırakılır, ancak diğer başlıklar arasında boşluk bırakılmaz. Hiçbir başlık, sayfanın son satırı olarak yazılmamalıdır. Bir paragrafın ilk satırı sayfanın son satırı ve paragrafın son satırı da sayfanın ilk satırı olarak yazılmamalıdır. Protokolde nokta, ünlem ve soru işaretinden sonra iki boşluk bırakılmalıdır.

Protokol hazırlama süreci şu bölümlerden oluşur:

Kapakta, sağ üst köşede kurum veya kuruluşun logosu, sol üst köşede ise protokolü imzalayan diğer kurum veya kuruluşun logosu yer almalıdır. Kapak ortasında, büyük harflerle protokol taraflarının adı ve protokolün konusu yazılmalıdır. Bu yazılar Times New Roman yazı tipi ile 18 punto büyüklüğünde olmalıdır. Kapak alt orta kısmına ise protokolün imzalandığı tarih (gün, ay, yıl şeklinde) yazılmalıdır.

Amaç bölümünde, protokolün yapılma amacı kısaca belirtilir. Bu bölüm, protokolün genel hedeflerini ve tarafların bu hedeflere ulaşmak için neler yapmayı planladıklarını açıklamalıdır.

Kapsam bölümünde, protokolün yürütülmesinde uygulanacak esas ve usuller belirtilir. Bu bölüm, protokolün hangi alanları kapsadığını ve hangi işlemlerin protokol kapsamında değerlendirileceğini açıklamalıdır.

Dayanak bölümünde, protokolün hangi kanun, yönetmelik veya kararnameye dayanarak hazırlandığı belirtilir. Bu bölüm, protokolün yasal zeminini oluşturur ve tarafların hukuki yükümlülüklerini belirler.

Taraflar bölümünde, protokolü imzalayacak olan tarafların isimleri, açık adresleri, telefon ve faks numaraları ile internet adresleri belirtilir. Bu bilgiler, taraflar arasında iletişimi kolaylaştırır ve herhangi bir anlaşmazlık durumunda başvurulacak kaynakları sağlar.

Tanımlar bölümünde, protokolde kullanılan terimler ve kısaltmalar yer alır. Bu bölüm, tarafların protokolü doğru bir şekilde anlamalarını sağlar ve olası yanlış anlamaları önler. Örneğin, "HEM" kısaltmasının karşısına "Halk Eğitimi Merkezleri" açıklaması yazılmalıdır.

Yükümlülükler bölümünde, protokol taraflarının yükümlülükleri maddeler halinde ayrıntılı olarak sıralanır. Bu bölüm, tarafların hangi sorumlulukları üstleneceklerini ve hangi faaliyetleri gerçekleştireceklerini belirler.

Protokoller, tarafların hak ve yükümlülüklerini net olarak belirleyerek, ilişkilerin düzenli ve şeffaf bir şekilde yürütülmesini sağlar. Bu nedenle, protokol hazırlama sürecinde belirtilen kurallara ve yazım standartlarına özen gösterilmesi son derece önemlidir.